Du er her

Bestyrelsens Forretningsorden

Den faglige forening Håndværk og design.

Forretningsorden

Gældende fra 5.maj 2017

 

 

Formanden

Varetager, i samarbejde med næstformanden, al kontakt til Danmarks Lærerforening, Undervisningsministeriet og andre myndigheder og samarbejdspartnere. Formanden kan delegere opgaver til udvalg eller medlemmer. 


Næstformanden

Samarbejder med formanden om dennes arbejdsopgaver.

  • Næstformanden har ansvar for at forfølge udviklingsmuligheder for vores fag gennem kontakt til politiske og faglige organisationer. Der kan nedsættes et politisk udvalg.
  • Næstformanden har ansvar for medlemshvervning
  • Næstformanden hjælper de lokale foreninger på vej med hjælp til formalia og udbud af aktiviteter.

Kassereren

bemyndiges til at registrere Den faglige forening, Håndværk og Design og efterfølgende oprette bankkonti, netbank og aftaler om betalingsformidling. Kasseren udfører alle nødvendige transaktioner og aflægger regnskab i samarbejde med foreningens revisorer.

Pengeinstitutter:

  • Kassererne disponerer over konti i pengeinstitutter oprettet med henblik på opbevaring af foreningens formue og konti til daglige regningsbetalinger og opkrævning af kontingent.
  • Foreningens formue kan ikke investeres i obligationer, aktier eller lignende hvor der er risiko for tab, medmindre det forinden godkendes på repræsentantskabsmøde.
  • Kassereren forsøger at anbringe foreningens midler på højt forrentede konti.
  • Et bestyrelsesmedlem mere indsættes som med-disponerende for at sikre foreningens drift i tilfælde af at kassereren får forfald.
  • Der oprettes PC-/netbank aftale for alle konti.

 

Medlemsregistrering

  • Kassereren fører medlemsregistret i en elektronisk database.
  • CPR-numre kan registreres med henblik på indberetning af kontingentbetaling til SKAT. 
  • Der må ikke registreres oplysninger der ikke vedkommer foreningens drift eller personfølsomme oplysninger i øvrigt.
  • Der foretages jævnlig sikkerhedskopiering af databasen, og kopien opbevares hos andre bestyrelses-medlemmer.
  • Fra medlemsregistret udtrækkes oplysninger til brug for:
  1. Bestyrelsesmedlemmer og lokalforeningsbestyrelser
  2. Adressering af Håndvær&Design og andre forsendelser
  3. Adressering af forsendelser fra lokalforeninger
  4. Medlemsregistrering i lokalforeninger
  5. Andet medlemsarbejde
  6. Indberetning til SKAT, kontingentopkrævning og anden fakturering

 

  • Bestyrelsesmedlemmer kan når som helst rekvirere udtræk af databasen på papir eller elektronisk.
  • Udtrækket må ikke videregives, sælges eller benyttes til formål der ikke er forenings virksomhed.
  • Medlemmer i restance kan ikke være medlemmer af lokalforeningsbestyrelser eller deltage i generalforsamling.

 

  • Ved indmeldelse vælger medlemmet lokalforening / eller tilknyttes den lokalforening hvor medlemmet bor.
  • Medlemmet kan vælge at flytte medlemsskabet til en anden lokalforening.
  • Såfremt medlemmet flytter, registreres medlemsskabet i den nye lokalforening.
  • Ved udmeldelse eller sletning p.gr. af restance bliver medlemmet stående i registret som passiv i op til 2 år.

 

Lokalforeninger:

  • Kassereren registrerer hvem der i lokalforeningerne er formand og kasserer samt øvrige bestyrelsesmedlemmer
  • Når der sker ændringer videresendes oplysninger herom til webmaster og redaktør af Håndvær&Design.
  • Medlemmer af lokalforeningsbestyrelser indmeldes i konference på skolekom og modtager herigennem information fra hovedbestyrelsen.
  • Kassereren modtager fra alle lokalforeninger regnskabet som er vedtaget på den lokale generalforsamling. Materialet stilles til rådighed for hovedforeningens generalforsamling
  • Lokalforeninger der ikke ønsker at have egen kasserer kan overgive regnskabet til hovedforeninges kasserer
  • Kassereren indberetter honorarer mv. til skat for lokalforeninger der ikke har eget SE/cvr nummer

Opkrævning af kontingent:

  • Kontingent / abonnement opkræves 1 gang årligt i januar i samarbejde med Iteras/NETS.
  • Nyindmeldte betaler kontingent forholdsvis fra indmeldelsesdagen.
  • Medlemmer hæfter for kontingentbetaling indtil opsigelse modtages.
  • Hvis betaling udebliver rykkes medlemmet 2 gange. Herefter inaktiveres medlemskabet.

Udbetalinger:

  • Rejseudgifter, udlæg mv. der ikke skal indberettes til SKAT, refunderes på baggrund af udfyldt og underskrevet formular, hvor modtageren bekræfter at udgifterne er afholdt i overensstemmelse med generalforsamlingens beslutninger.
  • Bilag refunderes i det regnskabsår som udgiften vedrører. Bilag fra tidligere år refunderes ikke.
  • Beløbet overføres til modtagerens konto i pengeinstitut, normalt senest 1 uge efter at bilaget er modtaget.
  • Skattepligtige honorarer mv. indberettes til SKAT.

Kassererens opgaver ved udgivelsen af Håndværk&Design er:

  • Fremsende opdateret datafil til adressering.
  • Udbetale honorarer til redaktør og skribenter på baggrund af redaktørens opgørelse.
  • Udarbejde materiale til Biblioteksstyrelsen, UVM og andre bidragydere.
  • Registrere adresseændringer på baggrund af data fra PostDK / samarbejdspartnere
  • Fakturere annoncer. På baggrund af annoncetegners opgørelse.
  • Eftersende Håndværk&Design til medlemmer der af en eller anden grund ikke får det
  • Lave udgiveraftale med PostDK / andre samarbejdspartnere

Generalforsamling:

  • Skrive økonomidelen af formandsberetningen
  • Opstille regnskab i samarbejde med revisor
  • Fremlægge regnskabet for kritiske revisorer
  • Lave budget og kontingentforslag
  • Udbetale rejsegodtgørelse til berettigede

Redaktør for trykte udgivelser

  • Redaktøren udarbejder produktionsplan for de enkelte udgivelser som sendes til alle samarbejdspartnere
  • Redaktøren Informerer alle relevante parter om ændringer i produktionsplanen Herunder information til Trykkeri og distribution samt øvrige samarbejdspartnere om ændringer i indleveringsdato
  • Der varsles Generalforsamling i Håndværk&Design nr.1
  • Budget for alle udgivelser udarbejdes og godkendes af bestyrelsen inden udgivelsen påbegyndes.
  • Honoraropgørelse laves og sendes til kasserer straks ved hver udgivelse.
  • Korrektur sendes til formanden, kassereren og korrekturlæserne (Rikke og Hans)
  • Holder sig a’jour med prisudvikling på trykkeriydelser og sikrer billigst mulig produktion af udgivelser
  • Redaktøren kan delegere arbejdsopgaver og ansvar til øvrige medlemmer af redaktionen

Webmaster

  • Webmaster samarbejder med leverandør om udvikling og vedligeholdelse af hjemmesiden
  • Webmaster  tydeliggør og kommunikerer forventninger til lokalforeninger,
  • Webmaster sikrer, at lokalforeningernes sider er opdaterede.
  • Webmaster udarbejder budget for hjemmesidens drift.
  • A’jourfører og rydder op.

Arkivering

  • Mødereferater fra bestyrelse, redaktion og alle udvalg arkiveres elektronisk på skolekom.
  • Formanden sikkerhedskopierer disse dokumenter.
  • Sikkerhedskopi opbevares af øvrige bestyrelsesmedlemmer.

Valgformand

  • Sørger for trykning og uddeling af stemmesedler
  • Modtager brevstemmer og verificerer afsenderens medlemskab
  • Afleverer modtagne brevstemmer til de valgte stemmetællere

 

 

Historik

26/3 2017.

Nye medlemmer vælger selv lokalforening ved indmeldelse. (ny webformular)

5/4 2017.  

Fjernet linier der ikke mere er aktuelle, Indsat afsnittet om valgformand, tydeliggjort kassererens opgaver i forhold til lokalforeninger, Sproglige justeringer. Fjernet firmanavne i redaktørens opgaver, tydeliggjort hvem der skal have korrektur tilsendt før udgivelse. Præciseret næstformandens opgaver.